Найкращі інструменти, щоб розблокувати переповнену електронну скриньку

Комп’ютерний інженер Рей Томлінсон надіслав перший електронний лист у 1971 році. Маркетолог Гарі Тюерк надіслав, можливо, перший масовий спам у 1978 році. З тих пір це було нестандартне повідомлення, агонізуюча переписка та помилки. Але це не повинно бути таким чином.

Ось 11 інструментів, підказок та функцій, які допоможуть очистити скриньку електронної пошти.

Gmail: З нашої аналітики я знаю, що більше половини з вас використовує Gmail як основний клієнт електронної пошти (я також повинен розкрити тут, що Google фінансує цей проект у Poynter). Gmail має масу чудових функцій, якими багато з нас не користуються.

Ви коли-небудь надсилали повідомлення і через секунди зрозуміли, що щось написали неправильно? Увімкніть функцію «скасувати надсилання», натиснувши шестірню у верхньому правому куті, потім налаштування, а потім увімкніть «скасувати надсилання» приблизно на половині сторінки. Мій налаштований на три секунди, і це має значення.

Підпишіться на кілька інформаційних бюлетенів, які ви хотіли б позначити як візуальну підказку? Або отримувати часті заяви від когось, кого б ви хотіли відправити на смітник? Або, можливо, ви хочете отримувати велику червону етикетку на всіх електронних листах, які надсилає ваш начальник? Відкрийте електронний лист, натисніть кнопку «більше» вгорі та виберіть «фільтрувати такі повідомлення». Ви можете наносити етикетки різних кольорів або відкидати їх прямо на смітник.

Нарешті, якщо ви схожі на мене, ви іноді забуваєте зв’язатися з джерелом або колегою. Знайдіть у папці 'Вхідні' електронні листи, на які ви не отримали відповіді ця чудова порада від Мелоді Крамер .

Бумеранг і пауза в папці 'Вхідні': У вас є електронний лист, який ви хочете запланувати на пізніше? Або, можливо, ви отримали електронний лист, який ви хотіли б зникнути зараз, але з’явитися через день або два? Користувачі Gmail і Outlook можуть використовувати Бумеранг робити обидва.

Іноді повінь електронних листів надто велика, особливо під час великих проектів і спринтів, щоб щось закінчити. Пауза в папці 'Вхідні'. може допомогти в цьому. Інструмент «призупиняє» електронну пошту на короткий проміжок часу, надсилаючи повідомлення «Я повернуся незабаром» кожному, хто надсилає електронний лист до вас у цей час. Налаштуйте фільтри, щоб все одно отримувати важливі повідомлення від начальників або джерел. Це як знак 'Не турбувати' для електронної пошти.

OnePitch & InMoat: Два нові інструменти, обидва все ще в бета-версії, обіцяють зробити презентації у вашій папці 'Вхідні' більш корисними. OnePitch наразі обслуговує технічних журналістів і пропонує щоденну електронну пошту на основі конкретних тем, важливих для цього ритму, що дозволяє користувачам бути такими конкретними, як «IPO про сільськогосподарські технології» або «дослідження та опитування про штучний інтелект». Довжина тексту обмежена 280 символами та трьома легко читаними маркерами. Журналісти також можуть запитувати джерела. InMoat схожий, але працює через папки Gmail. Наразі він знаходиться в приватній бета-версії, яка зосереджена переважно на журналістах, які працюють з бітами, пов’язаними зі способом життя.

Calendly: Скоротіть планування зустрічей із Calendly , інструмент, який дозволяє користувачам вибирати з попередньо вибраних відкритих проміжків часу у вашому календарі. Він інтегрується з більшістю програм-календарів і може навіть надсилати контактну інформацію, зокрема посилання на Google Hangouts або Zoom.

Граматично: Ніколи більше не надсилайте електронного листа з орфографічною помилкою або помилкою Граматично , потужний плагін, який виходить далеко за межі функцій автовиправлення, які ви, ймовірно, вже маєте. Я використовую безкоштовну версію, яка вказує на найпоширеніші (і найбільш незручні) проблеми.

Вхідні від Google: Мій досвід з Вхідні все ще досить обмежена, але виглядає як повне переосмислення електронної пошти. Вхідні виділяє електронні листи, які вважає важливими, і виглядає та функціонує більше як список завдань. Він також може групувати електронні листи на подібні теми чи теми, щоб не захаращувати вхідні. Якщо ви використовуєте Inbox, я буду радий почути вашу думку .

День прощення боргу електронною поштою: Якщо гірше стане гіршим, почекайте до 30 квітня, а потім перейдіть до ядерної зброї, святкуючи День прощення боргів електронною поштою .

Цифрові новини, які потрібно знати

НЕМАЄ ДІЇ: Існує так багато причин, чому прагнення стати «Spotify для журналістики» є жахливою, жахливою, нехорошою, дуже поганою ідеєю (дві головні проблеми: Spotify все ще залишається кровоточать гроші і більшість художників платні дуже мало за їхню роботу). Я не здивований, що Blendle, служба новин, яка вже давно приваблює це прізвисько, є намагаючись утримати видавців на борту . Європейський «цифровий кіоск» продає статті від кількох видавців по черзі, замість того, щоб вимагати підписки на кілька видавців. Кілька великих видавців пішли, назвавши службу «фінансово невдалою» та вказавши на її слабкі мультимедійні можливості.

НЕ ЙДУТЬ ПРОФІ: Коли справа доходить до Instagram Stories, подумайте про те, щоб трохи більше «Відьма з Блер» і трохи менше «Аватар». The Guardian створив різноманітні історії — від статичних дописів до швидких відео до повноцінних відео зі сценаріями та студіями — і виявив, що додаткова полірування не веде до достатньої виплати щоб виправдати витрачений час і гроші. Натомість зосередьтеся на статичній графікі або швидких відео-поясненнях на теми новин, які, як виявила Guardian, мали 45-відсотковий рівень завершення.

#ЗБЕРЕЖІТЬ ІНТЕРНЕТ: Законопроект Європейського Союзу, який запровадив би одні з найсуворіших законів про авторське право у світі, був проголосував проти минулого тижня . Наразі, якщо користувач публікує на веб-сайті вміст, захищений авторським правом, власники цього веб-сайту несуть юридичну відповідальність лише після того, як їм стане відомо про цей вміст (наприклад, якщо я опублікую сцену з фільму, захищеного авторським правом, на YouTube, YouTube буде нести відповідальність, лише якщо і коли кіностудія подала позов про авторські права). Закон переклав би більшу частину відповідальності на веб-сайт до поліції за вміст, захищений авторським правом. The New York Times назвала цей законопроект «технологією проти ЗМІ, платформи проти видавців».

НА МОЙ РАДАР: «Злиття бізнесу, технологій та етики, по суті, розгортається зі швидкістю, яка, здається, перевершує нашу здатність, як громадян, вести змістовні та обережні розмови про наслідки наших дій на інших». Я ахнув від стислості та доречності цього речення. Якщо ви стурбовані тим, як швидко розвиваються технології змінюють те, як ми функціонуємо як суспільство, почніть з ця колонка з MIT Sloan Management Review . Тоді слухайте цей епізод здорового глузду від Дена Карліна. Тоді давайте всі будемо добрішими один до одного.

СОЦІАЛЬНО: «Twitter як ніколи знищує фальшиві акаунти, піддаючи ризику зростання користувачів», такий заголовок від The ​​Washington Post . Я кажу, добре позбутися. Я був обдурений і став предметом відвертого тролінгу. Тому я вітаю виключення Twitter майже 70 мільйонів облікових записів тролів і ботів у травні та червні.

ПОРАДИ ДЛЯ МОЛОДШИХ: «Оскільки я ніколи не збирався будувати бізнес, я робив майже кожну помилку на цьому шляху. На щастя, я починав молодим і мав достатньо часу для навчання на роботі». Дейв Бентон, власник каліфорнійської дизайнерської фірми, ділиться цими помилками та уроками, які він засвоїв по дорозі. Деякі з його порад стосуються дизайну, але більшість з них стосуються будь-якої кар’єри в будь-якій сфері. Одне, яке я хотів би взяти до серця на кілька років молодше: знайдіть час для знайомства з людьми. Так багато можливостей відкриваються через людей, на яких ви справили враження.

РЕАЛЬНІ НОВИНИ: Мій колега, репортер Деніел Функе, який перевіряє факти, використовував інструмент під назвою хто є щоб відстежити імперію веб-сайтів фейкових новин відомого містифікатора Пола Хорнера. Він знову використав його, коли Хорнер помер, а його веб-сайти почали зникати з Інтернету. Ми розглянемо цей інструмент і ще два десятки в нашому онлайн-тренінг у середу о 14 год. Східний (я сказав, що він не коштує ні копійки?)

• Говорячи про круті речі від Poynter, ранній період нашого медіа-інноваційного туру закінчується в п’ятницю. Ми подорожуємо такими місцями, як Quartz, The New York Times, The Washington Post тощо, щоб побачити їхні останні інновації та те, як вони поєднуються. Бонус: цього року я допомагаю керувати справою, тож ви зможете провести зі мною тиждень.

Спробуйте це! працює від Ініціатива Google News . Це також підтримується Американський інститут преси і Фонд Джона С. та Джеймса Л. Найта .