Керування по телефону? 10 ідей для кращого конференц-дзвінка

(Зображення через DepositPhotos)

Як я можу керувати людьми, яких я не бачу?

Це запитання, яке я отримав від багатьох менеджерів, які працюють із віддаленими співробітниками та фрілансерами та спілкуються з ними через Skype, Google Hangouts, електронну пошту, онлайн-чати та, так, телефон.

З запитів менеджерів зрозуміло, що незважаючи на інновації в комунікаційних технологіях, ефективне спілкування з людьми, які працюють в іншому місці, залишається складним.

Я добре пам’ятаю виклик. На своїй першій посаді в The Philadelphia Inquirer я координував висвітлення Нью-Джерсі в газеті і дізнався багато про азартні ігри в казино, журавлинні болота, місця токсичних відходів Superfund і корумпованих політиків. Оскільки я був у Філадельфії, і більшість мого персоналу працювала в бюро, розташованих у Трентоні і на південь, я також багато дізнався про управління по телефону.

Протягом останніх років (а їх було досить багато) моє використання телефону часто включало збір груп людей для конференц-дзвінків. Декого викликали, щоб зробити оголошення або поділитися інформацією. Інші надали спосіб мозкового штурму ідей або обговорення підходів до проблеми. Деякі з них проводилися щомісяця, щотижня чи навіть щоденно, щоб члени мого децентралізованого персоналу могли інформувати один одного та планувати разом. А декого викликали для вирішення конкретних, разових питань.

Нещодавно я почув від менеджера, який попросив поради щодо ефективного проведення конференц-дзвінка. Визнаючи, що це мистецтво, а не наука, і що ви повинні адаптувати свій індивідуальний підхід до унікальних потреб і якостей вашої групи, я пропоную ці ідеї. Я сподіваюся, що вони корисні.

1 . Знати учасників. Перший крок до успішного проведення конференц-дзвінка відбувається задовго до того, як хтось підключається. Ви повинні знати учасників — і вони повинні знати вас. Тому відвідуйте свої віддалені місця якомога частіше. Вмійте наносити обличчя голосами. (Я працював з двома фрілансерами в Джерсі чотири роки і ніколи не зустрічався з ними особисто.) Можливо, ви не зможете відвідувати співробітників свого бюро та фрілансерів щотижня або навіть щомісяця, тому, коли зможете, візьміть до уваги — вирішуйте робочі проблеми, які дозволяють кожному з вас побачити одного в дії.

два. Поставте мету. Навіть якщо дзвінок проводиться щотижня для обговорення таких питань, як майбутній недільний випуск, показники вашого веб-сайту або прогрес довгострокового проекту, встановіть чітку мету для кожного дзвінка. Якщо все, що ви хочете зробити, це переконатися, що всі знають, над чим працюють їхні колеги, ви можете повідомити кожному подати щось у письмовій формі та припинити зустріч. Але якщо ви хочете визначити найкращу історію тижня та поділитися ідеями щодо її презентації, переконайтеся, що всі, хто спілкується, знають це заздалегідь — і допоможіть це здійснити. Пам’ятайте, що якщо ви запросите мене на дзвінок, мені потрібно зрозуміти, чому я там і що від мене очікується внести в його успіх. Це починається, коли я розумію вашу мету. (І будьте реалістами. Ви не можете створити стратегію соціальних мереж за один 60-хвилинний дзвінок. Але ви можете домовитися про процес і призначити завдання тим, хто бере участь у проекті. Це прогрес.)

3. Підготуйте порядок денний. І поділіться цим. Перед дзвінком надішліть учасникам електронний лист із метою дзвінка та будь-якими конкретними моментами обговорення. Повідомлення мені заздалегідь, що ми збираємося обговорювати, дає мені можливість подумати над проблемою та про те, що я можу внести. Якщо я замкнутий в собі, ти мені просто дуже допоміг. Також додайте в електронний лист імена тих, хто буде на дзвінку. Це допоможе мені уявити, хто сидить за цим віртуальним столом для конференцій.

4. Почати (і закінчити) вчасно. Якщо важко провести особисту зустріч, коли люди постійно прибувають, це ще складніше, коли вони вступають у конференц-дзвінок після його початку. Якщо дзвінок має початися о 14:00, почніть його о 14:00. і слідкувати за тими, хто постійно запізнюється. І зі свого боку, не забудьте завершити дзвінок, коли ви сказали, що він закінчиться.

5. Візьміть рулет. На початку розмови я люблю, щоб учасники розмови повідомляли про свою присутність. Це досягає двох речей: допомагає учасникам уявити, хто сидить за столом віртуальної конференції; і це дає мені можливість скласти контрольний список тих, хто розмовляє, щоб я міг переконатися, що голос кожного почутий.

6. Встановіть очікування щодо участі. Закликайте людей. Конференц-дзвінки, як і всі зустрічі, дозволяють надсилати різноманітні повідомлення, наприклад: «Нам потрібні ідеї кожного в цій організації». «Найгучніші голоси не матимуть переваги». «Ми будемо з повагою ставитися до ідей кожного».

Занадто багато конференц-дзвінків, як і забагато особистих зустрічей, порушують ці принципи, і організація для цього гірша. Як фасилітатор, слідкуйте за тим, хто говорить, і запитуйте тих, хто мовчить, що вони думають. Якщо хтось збирається говорити за 26^thчасу, ввічливо скажіть: «Перш ніж ти заговориш, Вільяме, чому б нам не повідомити Сьюзен?» Не забувайте, це ваш дзвонити.

І будьте обережні, не заохочуючи до участі своїми думками — ваші слова мають велику вагу. Знову ж таки, пам’ятайте, що зустріч ваша. Ви можете говорити, коли захочете. Тож нехай першими йдуть інші.

7. Залишайтеся на шляху. Слідкуйте за своєю метою і розмову на місці. Коли дискусія, спрямована на висвітлення ідей щодо покращення виконання термінів, переходить у суперечку про те, хто що зробив в одну ніч у жовтні, головне. Повторіть ціль і підведіть підсумок прогресу групи. Тоді нехай дискусія відновиться.

8. Не бійся тиші. Тлумачення мовчання під час конференц-дзвінка – це щось на кшталт мистецтва. Багато фасилітаторів вважають, що мовчання означає, що обговорення застопорилося, і вони зобов’язані почати розмову. Але пам’ятайте реакцію хорошого репортера на мовчання: нехай воно висить. Опитуваний часто заповнює його, а іноді переносить розмову на більш глибоке місце. Або відповісти на мовчання, переосмисливши обговорювану проблему; поставте запитання, яке допоможе групі подивитися на проблему з іншої точки зору. Підсумок: не дозволяйте мовчанню змусити вас занадто швидко припинити обговорення. Можливо, тут є хороші місця.

9. Домовтеся про подальші дії. Коли ви наближаєтеся до кінця розмови, підсумуйте досягнення групи, зв’яжіть це із заявленою метою зустрічі та запропонуйте наступні кроки. Що ви будете робити з результатами зустрічі? Що вам потрібно зробити, щоб інші учасники виклику? Хто звітуватиме під час наступного дзвінка? Коли це буде? Дайте кожному зрозуміти, чому дзвінок був продуктивним використанням їхнього часу.

10. Зверніться до електронної пошти. Деякі менеджери люблять, щоб хтось із дзвінків брав детальні протоколи й потім розповсюджував їх учасникам. Зазвичай я схиляюся до коротшого подальшого електронного листа, в якому я підсумовую те, чого ми досягли, і те, що ми домовилися, що буде наступними кроками. Але нехай ситуація спрямовує ваші подальші дії. Якщо вашою метою був мозковий штурм ідей для майбутньої виборчої кампанії, а дзвінок генерував 57 ідей, електронний лист із переліком усіх повідомить групі, що у неї є багато хороших ідей. Якщо вашою метою було відзначити прогрес поточної програми навчання персоналу, може бути достатньо короткого абзацу.

Найголовніше, пам’ятайте, що керувати персоналом по телефону ґрунтується на тих самих принципах, що й керувати особисто. Ваш успіх буде зростати та падати від якості відносин, які ви будуєте з цим персоналом. І кожна взаємодія, яку ви з ними маєте, чи то один на один, чи в групі, сприяє якості цих стосунків.

Наберіть номер. (Жартую.)